Optimaal thuiswerken met Microsoft Teams

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een tool die online samenwerken eenvoudig maakt. Je kunt bijvoorbeeld chatten en vergaderingen houden, maar ook bestanden delen en bewerken. Teams heeft een overzichtelijke layout, waardoor het gemakkelijk in gebruik is. Wanneer je Microsoft 365 (voorheen Office 365) hebt, kan je al gebruik maken van Teams. Ook is er een mobiele app beschikbaar, zodat je ook met je smartphone snel in Teams kan werken.

Diverse mogelijkheden

Teams heeft een aantal facetten die erg handig kunnen zijn. Hieronder per onderdeel een uitleg.

Teams & kanalen

Voor grotere organisaties kan het handig zijn om de teams onder te verdelen in kleinere teams. Denk aan afdelingen zoals administratie, sales, marketing, verkoop, management etcetera. Dat is met Microsoft Teams mogelijk.

Daarnaast kan je nog weer onderverdelen binnen een afdeling. Die onderverdeling gebeurt met kanalen. Ideaal voor specifieke onderwerpen binnen een afdeling. Zo ziet een medewerker alleen wat voor hem/haar relevant is.

Je kan zelf teams en kanalen creëren. Uiteraard is het mogelijk om als medewerker lid te zijn van meerdere teams en kanalen.

Chatten

Chat met wie je wilt! Heb je informatie of feedback nodig van een andere afdeling? Of wil je een collega van jouw afdeling een briefing sturen? Geen probleem. Doe 1-op-1 gesprekken of betrek meerdere collega’s in één gesprek. Zo kan je elkaar snel op de hoogte brengen. Je kan vanuit deze chats ook audio- en videobellen.

Vergaderingen

Wil je online een vergadering of andere sessie doen? Dat kan met Microsoft Teams. Je kan zowel audio- als videobellen met je collega’s. Maar ook een meeting met iemand buiten je organisatie is mogelijk. Deze persoon hoeft niet per se Microsoft Teams te hebben.

Een ‘call’ inplannen is heel eenvoudig. Daarnaast wordt de afspraak netjes gesynchroniseerd met je Outlook-agenda. Zo voorkom je dubbele afspraken.

Wil je tijdens een vergadering professioneel voor de dag komen, dan kan je je achtergrond hierop instellen. Bijvoorbeeld door je bedrijfslogo te tonen. Dit instructiefilmpje legt je precies uit hoe je dat doet.

Bestanden

Het is erg belangrijk om de werkbestanden altijd beschikbaar (en up-to-date) te hebben. Met Teams is dit mogelijk. Naast dat je een centrale plek hebt voor al je bestanden, kan je ook nog eens tegelijk in de bestanden werken. Dat is erg handig, want het komt best vaak voor dat meerdere collega’s aan hetzelfde document werken. Je wilt dan niet dat men elkaars wijzigingen overschrijft.

Wanneer is Teams geschikt voor mij?

Wanneer je veel moet samenwerken met je collega’s, is Microsoft Teams zeer geschikt. Helemaal nu men veel thuiswerkt, in verband met de coronacrisis. Werk in teams, kanalen naar eigen wens. Heb je hierbij ondersteuning nodig? Neem contact op met Erik van Luit via erik@bol360.nl of bel naar 050 – 211 1360.

Hieronder kan je een opname vinden van één van de livesessies over Microsoft Teams.