Het verbeterproces is een belangrijk onderdeel bij het optimaliseren van je bedrijf. Je wilt de concurrentie voorblijven, kosten besparen, de productiviteit verhogen, betere kwaliteit leveren enzovoorts. De PDCA-cyclus kan je hierbij helpen.
Nadat je de KPI’s hebt bepaald voor je bedrijf of organisatie, ga je deze natuurlijk monitoren. Het kan voorkomen dat niet alles verloopt zoals gewenst. Je haalt de gewenst omzet niet, conversies lopen achter, je kosten zijn te hoog, noem maar op. Dan wordt het tijd om hiermee aan de slag te gaan; het verbeterproces.
PDCA-cyclus
Dit verbeterproces is een proces dat niet stopt. Geen organisatie is immers perfect. Als voorbeeld gebruiken we Toyota. Zij gebruiken bijvoorbeeld de ‘PDCA-cyclus’. Dit staat voor Plan, Do, Check en Act. In het kort:
- Je stelt een hypothese op.
Beschrijf wat je plan is. Hierbij omschrijf je de verwachtingen en probeer je zo specifiek mogelijk de verbetering te benoemen. Houd ook rekening met de randverschijnselen en valkuilen. Maak je doelen SMART en houd rekening met het budget en de middelen. - Je test dit en je voert het uit.
Voer het plan uit, zoals je dit hebt beschreven bij de eerste stap. Houd bij welke zaken er anders zijn gelopen. Bedenk vooraf welke metingen je hierbij gaat doen. - Vergelijk de uitkomsten met de hypothese.
Onvoorziene zaken komen vaak voor. Daarom is het belangrijk om de hypothese te vergelijken met de daadwerkelijke uitkomsten. Deed de uitslag aan de verwachtingen? Of waren er veel zaken (nog) niet zoals gewenst? Noteer dit, zodat je in volgende fasen hierop kan terugkijken. - Ga hiermee door of begin de cyclus opnieuw.
Afhankelijk van de uitslag, wordt het vervolg bepaald. Is de uitvoering verlopen zoals gepland? Dan kan je hiermee doorgaan. Wanneer het niet is verlopen zoals gewenst, ga je hiermee aan de slag. Verbeter dit en ga opnieuw de cyclus in. Net zolang totdat je wel het gewenste resultaat hebt bereikt.
Wanneer je de PDCA-cyclus volgt, is het belangrijk dat men ervan doordrongen is dat het een continu proces is. Hierbij zullen ook experimenten mislukken. Dat moeten de betrokken vooraf weten.
Je wilt kunnen checken of een aanpassing voor merkbare verbetering(en) heeft gezorgd. Daarom wordt elke aanpassing opgeknipt in een mini-experiment. Alleen op deze manier kan je nagaan welke aanpassing een verbetering heeft opgeleverd.
En nu?
Benieuwd hoe dit precies in de praktijk werkt? Bij Bol360 helpen we je organisatie graag verder. Bel eens met 050 – 211 1360 of mail ons op info@bol360.nl.
Waarom Bol360?
- Optimaliseer je bedrijfsprocessen
- Hulp bij pakketselectie
- Integratie van Microsoft 365