KPI opstellen

KPI opstellen in het kort

Laten we eerst even kort ingaan op KPI’s in het algemeen. Wat zijn het en waarom zou je er iets mee doen?

KPI staat voor Key Performance Indicators. Door middel van cijfers ga je bepalen of doelstellingen zijn behaald en hoe succesvol dit is verlopen. Voor bedrijven en organisaties kan dit zeer waardevol zijn. Echter is het niet zo eenvoudig om de KPI’s te bepalen. Daar helpen we je graag mee!

KPI opstellen, waar begin je?

We beginnen bij jouw bedrijf of organisatie. Een KPI hangt namelijk af van je strategie, doelstellingen op lange termijn, lopende trajecten en meer. Heb jij dit al goed in kaart gebracht? Weet jij al antwoorden op de volgende vragen?

• Wat zijn de kernwaarden van jouw bedrijf?
• Wat zijn de missie en visie van jouw bedrijf?
• Waar staat jouw bedrijf over 1 jaar, 5 jaar en 10 jaar? Waarom? En hoe ga je dat bereiken?

Als je op deze vragen kant-en-klare antwoorden hebt, kan je gemakkelijker de KPI’s opstellen. Je bedrijfsstrategie is namelijk de basis voor het bepalen van je KPI’s. Je weet dan waar je over X-tijd wilt staan met je bedrijf en hoe je dat gaat bereiken. Dat kan je vervolgens vertalen naar data.

Misschien heb je het gevoel dat de strategie bij veel bedrijven hetzelfde is? In de praktijk is dit vrijwel nooit het geval. Hieronder een aantal voorbeelden van verschillen in strategie, cultuur etc.:

• Het ene bedrijf heeft als doel om zoveel mogelijk producten te produceren, het andere bedrijf wil uitblinken in de klantenservice.
• Bedrijf A wil de beste kwaliteit bieden (en dus meer geld vraagt), terwijl Bedrijf B meer voor de goedkopere oplossing gaat (en dus minder kwaliteit biedt).
• Organisatie X vindt het heel belangrijk dat de medewerkers veel verantwoordelijk (en dus vrijheid) nemen, waardoor er weinig hiërarchie in het bedrijf is.
• Bij organisatie Y werken ze volgens een duidelijke, hiërarchische structuur (zoals in het leger).
• Bij Bedrijf X staan de ontwerpen van hun producten centraal. Hierbij gaat creativiteit boven functionaliteit. Bij Bedrijf Z wil men juist functionele producten maken.

Bij alle bovenstaande voorbeelden hebben deze verschillende inzichten/werkwijzen gevolgen voor de strategie. En uiteindelijk ook op de KPI’s, want deze strategie ga je omzetten naar doelstellingen. Deze doelstellingen zijn uiteraard gebaseerd op cijfers en worden SMART geformuleerd. Daarover hieronder meer.

SMART

Wanneer je een doel aan je KPI hangt, moet dit SMART gedefinieerd worden. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Hieronder een toelichting per onderdeel:

• Specifiek
  Het doel moet in ieder geval specifiek zijn. Noem getallen, euro’s, tijden, conversies, locaties en ga zo maar door.
• Meetbaar
  De doelstelling zal meetbaar gemaakt moeten worden. Je moet op een bepaalde tijd kunnen zeggen dat de doelstelling is gehaald. Denk ook vooraf na hoe je de metingen gaat doen.
• Acceptabel
  Zorg ervoor dat het doel door alle betrokkenen geaccepteerd wordt. Bij een POP-gesprek zal de leidinggevende bijvoorbeeld akkoord moeten gaan. Bij KPI’s zijn er vaak meerdere medewerkers betrokken. Zorg ervoor dat zij de doelstellingen begrijpen en ondersteunen.
• Realistisch
  Misschien een beetje cliché, maar het doel moet realistisch zijn. Dit betekent dat het niet te hoog gegrepen is, maar ook niet te gemakkelijk. Ambities zijn nodig om daadwerkelijk energie in mensen te mobiliseren.
• Tijdgebonden
  Koppel een tijd aan het doel. Zo kan je op een bepaald moment checken of je de doelstelling hebt behaald. Noem letterlijk een datum/tijd.

Door doelen SMART te maken, kan je nagaan of je deze daadwerkelijk hebt behaald. Je koppelt een tijd aan meetbare getallen. Het helpt je richting te geven aan de je doelstellingen.

Correcte voorbeelden:

• Het aantal vragen van klanten dat binnenkomt op de administratie, moet gereduceerd worden met 50% (vanaf komende maand).
• Het aantal teruggestuurde pakketjes moet teruggebracht worden met 10%, vanaf 1 september a.s.
• Het aantal donateurs moet in 2021 omhoog met minimaal 20%.

Bekijk hier nog meer KPI voorbeelden.

Onjuiste voorbeelden:

• We moeten meer omzet draaien.
• Onze medewerkers moeten harder werken.
• We zullen meer online actief moeten zijn.

Aan de slag!

Nu weet je hopelijk hoe je KPI’s opstellen moet voor jouw bedrijf of organisatie. Heb je hierbij toch nog vragen? We helpen je graag! Stuur een mail naar info@bol360.nl, bel naar 050 – 211 1360 of vul het formulier in op de contactpagina.