Een KPI. Wellicht heb je al eens van deze term gehoord. Nóg een afkorting in het bedrijvenlandschap. Maar wat is het eigenlijk? En waarom is het belangrijk voor jouw organisatie om met KPI’s te werken? En welke tools kan je hierbij gebruiken? Dat én meer gaan we je uitleggen.

Wat zijn KPI’s?

Laten we beginnen met de betekenis van de afkorting. Het staat (in het Engels) voor Key Performance Indicator. Ook in het Nederlands hebben we een vertaling: Kritieke Prestatie Indicatoren. Misschien een wat vaag begrip. Daarom een toelichting: door middel van cijfers kan je bepalen of doelstellingen zijn behaald en hoe succesvol dit is verlopen.

Je kan met data bepaalde doelstellingen zetten. Je wilt (of moet) in het volgende jaar bijvoorbeeld 1 miljoen euro omzet draaien om break even te draaien. Aan de hand van dit getal ga je bepalen hoeveel omzet per maand, week of zelfs dag moet halen. Daarmee kun je bepalen of je op schema ligt, of dat je achterloopt op de doelstelling.

Waarom moet ik hier iets mee?

Veel bedrijven en organisaties doen (nog) niets met data en doelstelling. Of ze doen er te laat iets mee. En dat terwijl het bepalen van doelstellingen op basis van keiharde cijfers erg belangrijk is.

Waarom zou ik iets met cijfers/doelstellingen moeten doen? De uitleg is eigenlijk best simpel. Je wilt namelijk op tijd de ‘lekken’ in je bedrijf/organisatie vinden en hierdoor snel beslissingen kunnen nemen.

In veel organisaties krijgt men na bijvoorbeeld 6 weken een rapportage met de gedraaide omzet, kosten en dergelijke van het gedraaide project in de afgelopen periode. Dat is te laat, want je kan niet meer bijsturen op het moment dat het de verkeerde kant op is gegaan. Funest voor je omzet.

KPI

Voorbeelden

  • Er zijn een heel aantal voorbeelden te noemen van KPI’s. Hieronder een greep:
  • In het jaar 2025 willen we een omzet van 8 miljoen euro.
  • Met de Google Ads-campagne willen we in de maand augustus 900 conversies draaien.
  • Mijn medewerker moet in een week van al zijn uren 85% facturabel zijn geweest.
  • In 2024 willen we 5.000 nieuwe klanten hebben geworven.
  • Dit jaar moet de gemiddelde orderwaarde in onze webshop omhoog naar 90 euro.
  • De gemiddelde 1e reactietijd van de klantenservice moet naar 15 minuten.

Er zijn natuurlijk nog veel meer. Ben je hier benieuwd naar? Bekijk dan hier nog meer kpi voorbeelden.

Hoe bepaal ik mijn KPI’s?

Je kan natuurlijk enorm veel KPI’s bedenken en bepalen. Daarnaast heeft elke organisatie weer zijn unieke dienstverlening, omzetten, medewerkers, cultuur etcetera. Daarom is het van belang om vooraf de belangrijkste KPI’s te bepalen. Dit voorkomt dat je verzandt in teveel data en door de bomen het bos niet meer ziet.

Het kan best lastig zijn om te bepalen wat belangrijk is voor jouw bedrijf/organisatie. Dit hangt namelijk af van je strategie, doelstellingen op lange termijn, lopende trajecten en meer.

Meer weten over kpi’s opstellen?

Omzetten naar waardevolle data

Nadat je hebt bepaald wat voor jou belangrijk is, moet je er ook daadwerkelijk iets mee gaan doen. Monitoring en rapportages zijn hierbij van groot belang. Maar hoe doe je dit?

Er zijn diverse manieren om dit in goede banen te leiden. Het liefst wil je periodiek op de hoogte gehouden worden, maar ook realtime inzicht krijgen. Een dashboard is hier uitermate geschikt voor. Je maakt met zo’n dashboard grafieken, diagrammen, tabellen en noem maar op.

Het werkt heel goed om de data altijd ‘in your face’ te hebben. Dit geldt voor zowel het management als de mensen op de werkvloer. Onderschat niet dat je de medewerkers wel moet inlichten en ‘meenemen in het verhaal’. Platte data tonen is niet de oplossing. Het is een middel om het bedrijf gezond te houden en vooruit te helpen. Als het goed is, willen de medewerkers dit ook. Geef dus context aan de data.

Praktisch: hang schermen op in de fabriekshal, kantoorruimte, kantine of een andere interne ruimte. Koppel de cijfers van de doelstellingen aan de realtime cijfers. Laat zien wat de langetermijndoelen zijn, wees transparant!

Ontdek hoe je een dashboard kunt inrichten.

Welke tools zijn hiervoor geschikt?

Zo’n dashboard kan je op verschillende manieren maken én tonen. En er zijn (zoals zo vaak) vele tools die dit kunnen. Eén van de grote spelers op de markt is Power BI van Microsoft. Met Power BI (BI = Business Intelligence) maak je rapporten, creëer je grafieken of andere visualisaties en vind je knelpunten en nieuwe kansen. Er zijn uiteraard nog meer tools. Lees meer over Power BI (en de andere tools).

KPI's

Het vervolg: interpretatie en actiepunten

Je bent er nog niet. Het tonen van data en rapportages draaien is eigenlijk nog maar het begin. Je wilt namelijk de data goed interpreteren en er actiepunten uit halen. Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van KPI’s. Per bedrijf, organisatie en KPI verschilt het resultaat, de interpretatie en vervolgens de lering die je eruit trekt.

Voorbeelden van situaties die kunnen voorkomen:

  • Project Y zou een omzet van 50.000 euro draaien. Dit is uiteindelijk 45.000 geworden. Er is gebleken dat we een vertraging hadden, waardoor we een korting moesten aanbieden. Er is nader onderzoek gedaan naar de vertraging. Door een menselijke fout bij het bestellen van materiaal, is het verkeerde materiaal bezorgd. Dat kostte een week extra tijd. Voor toekomstige projecten hebben we een extra controle ‘ingebouwd’ op materiaal-bestellingen.
  • Traject Z zou voor ons bedrijf 25.000 euro kosten. Dit is uiteindelijk 22.500 euro geworden. De ‘winst’ zat in het laten vervallen van een functionaliteit die onnodig bleek. Leermoment is hier dat we in kaart gaan brengen wat alle ‘must haves’ en ‘nice to haves’ zijn. Dit wordt vanaf het volgende traject meegenomen.
  • Campagne X heeft 550 bestellingen opgeleverd, terwijl de doelstelling 800 bestellingen was. Na onderzoek is gebleken dat in de webshop een ‘bug’ (fout) zat op de afrekenpagina. Daardoor was het in Mozilla Firefox niet mogelijk om een bestelling te doen. De webdevelopment-afdeling heeft dit inmiddels opgelost. Voor de volgende campagne hebben we een korte testfase in de campagne verwerkt.

Uiteraard zijn er talloze voorbeelden te noemen. Dit verbeterproces is een proces dat niet stopt. Geen organisatie is immers perfect. Toyota gebruikt bijvoorbeeld de ‘PDCA-cyclus’. Dit staat voor Plan, Do, Check en Act. In het kort:

  1. Je stelt een hypothese op;
  2. Je test dit en je voert het uit;
  3. Vergelijk de uitkomsten met de hypothese;
  4. Ga hiermee door of begin de cyclus opnieuw.

Ontdek hier meer over het verbeterproces en de PDCA-cyclus

Aan de slag!

Doe je nog niets met KPI’s? Dan wordt het tijd om aan de slag te gaan. Helemaal voor groeiende, middelgrote en grotere organisaties is het funest om geen inzicht in je data te hebben. Bepaal doelstellingen, monitor ze en voer verbeteringen door. Op de lange termijn kan je hier veel winst uit halen.

Heb je hulp nodig bij het bepalen van je KPI’s? Of wil je een dashboard inrichten? Of weet je de data niet goed te interpreteren? Weet je niet goed welke actiepunten je moet formuleren? Bol 360 kan je hierbij ondersteunen. Bel eens met Erik op 050 – 211 1360 of mail naar erik@bol360.nl. We helpen je onderneming graag verder!

Waarom Bol360?

  • Optimaliseer je bedrijfsprocessen
  • Hulp bij pakketselectie
  • Integratie van Microsoft 365
Direct contact