Wil je een KPI dashboard inrichten? Dat klinkt misschien eenvoudig, maar er komt veel bij kijken. Je hebt met diverse factoren te maken, zoals de data, tooling, relevantie voor medewerkers en natuurlijk de KPI’s zelf. Benieuwd hoe je zo’n dashboard kunt creëren? We helpen je op weg!

Het is misschien lastig om te bepalen waar je moet beginnen. Onderstaande vragen zou je bijvoorbeeld vooraf kunnen hebben. Het is goed om hierop antwoord te vinden, voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat.

  • Hoe moet ik de KPI’s überhaupt opstellen?
  • Welke data moet ik tonen?
  • Welke databronnen moet ik gebruiken?
  • Wélke mensen binnen het bedrijf moeten wélke data kunnen zien?
  • Welke tool(s) kan ik hiervoor gebruiken?
  • Praktisch: hoe ga ik het dashboard tonen binnen het bedrijf?
  • Welke medewerkers moeten de dashboards kunnen beheren?
  • Etc.

We proberen je in dit artikel zo goed mogelijk op weg te helpen, zodat je zelf een KPI dashboard kunt inrichten. Als het goed is, heb je jouw KPI’s al bepaald. Heb je dit nog niet gedaan? Kijk dan eens hier hoe je KPI’s kunt opstellen.

Voordelen van een dashboard

Eerst even op een rijtje wat de voordelen van een KPI dashboard zijn:

  • Inzicht.
    Je wilt zoveel mogelijk inzicht hebben in de belangrijkste data. Wat zijn ook alweer de targets? Hoeveel omzet draaien we? Hoeveel conversies hebben we? Welke voorraden zijn er? Op dit soort vragen krijg je direct antwoord.
  • Monitoring voortgang.
    Je hebt inzichtelijk hoe ver je bent met de KPI’s. Omdat je targets hebt, kan je ook de voortgang inzien. Uiteraard kan je ook beslissingen nemen op basis van deze voortgang.
  • Resultaatgericht.
    Je werkt naar een resultaat toe. Dat klinkt misschien logisch om te doen, maar dashboards zorgen ervoor dat je er echt naartoe leeft. Je kan met dezelfde data ook zien of doelstellingen zijn gehaald. Een positief resultaat mag dan ook best even gevierd worden!
  • Betrokken team.
    Omdat je transparant bent naar je team, zullen ze zich meer betrokken voelen. Je laat daadwerkelijk zien wat de doelstellingen zijn. Betrek ook je medewerkers bij het proces. Leg uit waarom je bepaalde doelen hebt gesteld! Op deze manier krijg je begrip en betrokkenheid van je team.
  • Meldingen bij bijzonderheden.
    Je bent natuurlijk niet altijd in staat om realtime de data te volgen. Daarom is het heel prettig om signalen te krijgen bij bijzonderheden. Denk aan het behalen van doelstellingen of grote afwijkingen in data. Zo kan je snel bijsturen als het nodig is.
KPI dashboard Google Analytics - Power BI

Hoe maak ik een dashboard?

Je kan veel tijd besparen, door vooraf goed na te denken en beslissingen te nemen. In de tool ‘aanklooien’ kan veel tijd kosten.

Het volgende stappenplan kan je hierbij helpen:

  1. Bepaal de meest essentiële KPI’s voor jouw bedrijf.
    Kies in eerste instantie bijvoorbeeld 2 of 3 uit. Omdat je per KPI meerdere factoren (en dus data) hebt, vul je hier al snel een dashboard mee. Bovendien houd je hiermee de focus. Een voorbeeld kan zijn: ik wil de totale omzet van vandaag tonen, met als doel 5.000 euro (per dag).
  2. Bepaal waar je deze data vandaan haalt.
    Heb je een CRM-pakket waar de omzet in terecht komt? Bij een goed ontwikkeld CRM-pakket kan je deze data meestal wel doorschieten naar het dashboard. Of deze gegevens staan in het boekhoudpakket en je zorgt dat de tooling daarmee koppelt.
  3. Bepaal de manier van het tonen van de data.
    Er zijn veel manieren om data weer te geven. Denk aan grafieken, tabellen, diagrammen, lijsten etc. Ook is het belangrijk dat je signalen toont op basis van de prestaties van KPI’s. Wanneer iets onder de maat presteert, zal dat opvallend weergegeven moeten worden met een rode kleur. Maar als iets juist naar behoren gaat, mag dat in de groene kleur worden getoond.
  4. Kies een logische indeling; categoriseer.
    Zorg ervoor dat onderwerpen goed geordend bij elkaar staan. Bijvoorbeeld: toon aan de linkerkant van het dashboard alle statistieken over de omzet, aan de rechterkant de kosten. Op een andere sheet kan je vervolgens andere onderwerpen tonen. Zo categoriseer je de data. Tip: toon de belangrijkste data vanaf linksboven in je dashboard.
  5. Aan de slag!
    Het is tijd om het dashboard in te richten. Koppel de juiste bronnen aan het dashboard en toon de statistieken die je wilt.
  6. Monitoren en bijsturen.
    Nu je de data inzichtelijk hebt en dit periodiek kan checken (bijvoorbeeld dagelijks), kan je ook bijsturen. Zie je een grote afwijking? Kan je al zien dat je bepaalde doelstellingen niet behaald? Dan kan je bijsturen!
  7. Doorontwikkelen.
    Het dashboard is nooit helemaal af. Je komt er vaak achter dat je nog zaken wilt verbeteren of dat je meer data wilt tonen. Misschien komt er wel input vanuit je team, waarmee je iets wilt doen. Stimuleer dat vooral, zij zijn immers de mensen op de werkvloer!

Tools

Natuurlijk is het van belang om een goede tool te gebruiken. Eentje die gemakkelijk in gebruik is, maar ook veel koppelingen kan doen met externe systemen. En niet te duur. Er zijn verschillende opties voor dashboarding.

De meest bekende tool is misschien wel Power BI van Microsoft. Wanneer je een Office 365-licentie hebt, zal Power BI voor jouw bedrijf erg handig kunnen zijn. Het is dan namelijk eenvoudig om koppelingen te maken van data binnen Microsoft.

Daarnaast is Google Data Studio een grote speler. Ook minder bekende tools als Tableau en Qlik zijn prima tools om te gebruiken. Geckoboard is verder een prettige tool, maar deze tool is puur voor het dashboard. Het combineren, filteren en bewerken van data is hierbij een stap te ver. Wel laat het zien wanneer je resultaat goed is of juist nog niet.

En nu?

Het is tijd om aan de slag te gaan. Maar misschien zit je nog met vragen of heb je hulp nodig bij het inrichten van de dashboards. Wij helpen jouw bedrijf graag een stap verder. Bel ons op 050 – 211 1360 of mail naar info@bol360.nl.

Waarom Bol360?

  • Optimaliseer je bedrijfsprocessen
  • Hulp bij pakketselectie
  • Integratie van Microsoft 365
Direct contact