Nieuws

Maak kennis met de Sales-module van Microsoft Dynamics

17 september 2020

Microsoft Dynamics 365 is een CRM-platform dat verschillende modules bevat. Iedere module is gericht op een primair bedrijfsproces en deze modules sluiten naadloos op elkaar aan. Afhankelijk van de wensen van een bedrijf kan gekozen worden voor het gebruik van slechts één module, of een combinatie van meerdere modules binnen Microsoft Dynamics 365.

Ook is het gebruik van Microsoft Dynamics 365 platform gericht op een groeistrategie, waarbij eerst met een enkele module wordt gestart om aan een directe behoefte te voldoen. Bijvoorbeeld een snelle omzetstijging. In de daaropvolgende periode van soms jaren, worden naar gelang de behoeften meer modules ingezet.

Een veelgebruikte module van Microsoft Dynamics 365 is de Sales-module, ook wel de CRM-module genoemd (voorheen Dynamics CRM). In deze blog zullen we ingaan op de mogelijkheden van de Sales-module.

De inrichting: ‘entiteiten’

Dynamics 365 Sales geeft bedrijven de handvatten die nodig zijn om in de CRM-behoeften te voorzien. Het CRM-systeem kent verschillende ‘entiteiten’ waar informatie in kan worden opgeslagen. Bij een ‘entiteit’ moet je denken aan leads, prospects, leveranciers, klanten, contactpersonen, onderaannemers etc.

Bedrijven zijn vrij om te kiezen welke informatie wordt vastgelegd. Binnen Dynamics kunnen zoveel velden worden ingericht als wenselijk is.

Daarnaast kunnen er ook andere entiteiten aangemaakt worden, zoals bijvoorbeeld een offerte, een order, een project, etc. Ook deze entiteiten worden naar wens van de klant ingericht door één van onze consultants. Het is vervolgens mogelijk om leads, prospects, klanten, leveranciers, contactpersonen etc. te koppelen aan bijvoorbeeld een offerte. Zo ontstaat een onmisbaar en waardevol overzicht van verkoopkansen.

Entiteiten Microsoft Dynamics 365 sales

De tijdlijn

Iedere entiteit heeft een eigen zogenoemde tijdlijn. In de tijdlijn is alle communicatie vanuit jouw organisatie terug te vinden die heeft plaatsgevonden met betrekking tot die activiteit. Om dit begrip uit te leggen gaan we met een voorbeeld werken.

Praktijkvoorbeeld Dynamic 365 Sales CRM:

  1. Stel: we definiëren twee entiteiten binnen de Dynamics Sales omgeving: Contactpersoon en Verkoopkans. We kunnen nu een contactpersoon aanmaken waarin we de gegevens over de persoon vastleggen (NAW, interesses, bron, contactgegevens, etc). Vervolgens kunnen we een verkoopkans aanmaken en de eerder aangemaakte contactpersoon hieraan koppelen.
  2. In de verkoopkans leggen we alle informatie vast die te maken heeft met die specifieke verkoopkans, zoals om welk product het gaat, wat de verwachte omzet is, hoe groot het slagingspercentage is, etc. Wanneer er nu een mail wordt gestuurd naar de contactpersoon, is deze mail terug te zien in de tijdlijn van zowel de contactpersoon als de verkoopkans.
  3. Het is dus altijd terug te zien wie er mailcontact heeft gehad, wanneer dit was en ook de inhoud is terug te zien. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van wat je collega’s mailen. Jouw collega’s zijn daarnaast op de hoogte van jouw e-mails van en naar deze klant.
  4. Doordat dit zowel bij de verkoopkans kan worden bekeken als bij de contactpersoon, kun je bepalen of je mailwisselingen wilt zien die over een specifieke verkoopkans gaan met een contactpersoon in het algemeen. Je kunt ook alle mailwisselingen met één specifieke contactpersoon inzien.
  5. Naast e-mailwisselingen kunnen in de tijdlijn vele andere activiteiten worden bijgehouden, zoals bijvoorbeeld telefoongesprekken, bezoekverslagen, overleggen, opmerkingen, afspraken, etc.

Outlook-plugin

Via de Outlook-plugin is het mogelijk om vanuit Outlook een e-mail rechtstreeks te koppelen aan een entiteit in Dynamics. Hierin kan direct gezocht worden op alle soorten entiteiten in Dynamics en kan de mailwisseling gekoppeld worden aan de desbetreffende tijdlijn.

Overzichtelijke indeling

Microsoft Dynamics werkt via een standaard indeling. Op het scherm ziet men aan de linkerkant alle stamdata van de entiteit. In het midden ziet men de tijdlijn en aan de rechterkant zijn gekoppelde zaken te zien.

In het voorbeeld van de contactpersoon van zojuist, zouden dus aan de linkerkant alle persoons- en contactgegevens staan, in het midden de tijdlijn met onder andere de e-mailwisselingen. Aan de rechterkant vinden we de verschillende verkoopkansen waar de contactpersoon aan gekoppeld is.

Richt je processen in d.m.v. bedrijfsprocesstroom

Microsoft Dynamics heeft mogelijkheden om workflows te borgen en te stroomlijnen. Microsoft noemt dit de ‘bedrijfsprocesstroom’. Deze stroom kan aangezet worden voor bepaalde entiteiten, zoals bijvoorbeeld een verkoopkans. Een entiteit als een verkoopkans gaat vaak door meerdere fasen en bij iedere fase moet er informatie worden vastgelegd. Dit kan met de bedrijfsprocesstroom.

We kunnen samen definiëren welke fasen er moeten zijn en welke informatie hierin moet worden vastgelegd. Zo kunnen alle betrokken medewerkers altijd zien in welk stadium de verkoopkans zich bevindt. De manier waarop dit wordt ingericht ligt helemaal aan de wensen van de klant.

Fasen bedrijfsprocesstroom Microsoft Dynamics 365 sales

Schaalbaar met de Common Data Service

Een van de belangrijkste voordelen van Microsoft Dynamics is de Common Data Service of CDS. Dit is de onderliggende datastructuur waarin alle informatie wordt opgeslagen. De CDS zorgt ervoor dat alle data in Microsoft Dynamics gebruikt kan worden door iedere Dynamics-module en ook door het Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) van Microsoft.

Dus wanneer eerst alleen met Dynamics Sales wordt gewerkt en later komt hier een module bij voor bijvoorbeeld field service of ERP, dan kunnen deze contactpersonen daarin ook meteen worden gebruikt. Dit maakt Dynamics als platform erg schaalbaar. Daarnaast maakt de Common Data Service het ook mogelijk om gemakkelijk informatie uit te wisselen met andere systemen.

Wil je meer weten?

Zoals je hierboven gelezen hebt: het correct toepassen van een CRM-systeem is te allen tijde maatwerk. Indien je meer wilt weten over de mogelijkheden of de toepassingen van Microsoft Dynamics 365, dan vragen wij je onderstaand formulier in te vullen. Bovendien komen wij graag bij je langs om geheel vrijblijvend over de toepassing van CRM in jouw organisatie te praten.