In deze blog leggen we een aantal handige CRM-toepassingen uit. Deze uitgelegde toepassingen zitten in de meeste gangbare CRM-systemen. In onze voorbeelden gebruiken we echter het pakket Microsoft Dynamics 365 Sales.

Relatiebeheer

In je bedrijf heb je te maken met verschillende soorten relaties. Klanten, zakelijke relaties, leveranciers, onderaannemers, leads, prospects, contactpersonen etc. Van al deze relaties wil je bepaalde gegevens vastleggen. Dit kun je gemakkelijk in je CRM-systeem doen.

Naast het feit dat je standaard NAW-gegevens kunt invoeren, kun je ook een branche instellen, een relatietype configureren en eventuele specifieke kenmerken instellen die voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Vaak is het ook mogelijk om deze gegevens uit te wisselen (geheel of gedeeltelijk) met een bestaand systeem. Ook kun je gemakkelijk overzichten en lijsten uitdraaien van bepaalde relaties, die je vervolgens zeer eenvoudig kunt benaderen voor bijvoorbeeld een evenement.

Leads monitoren

Een belangrijk functie van een CRM-systeem is de mogelijkheid om je leads te beheren. Dit kan in verschillende fasen. Zo kun je bijvoorbeeld een situatie bedenken waar je een lead eerst als relatie aanmaakt. Zodra de lead serieus lijkt en een offerte aanvraagt, kun je de lead omzetten naar een prospect. Vervolgens maak je voor de prospect een verkoopkans aan (dit zou je ook ‘offerte’, ‘opportunity’ of iets anders kunnen noemen).

Nu kun je in de verkoopkans alle informatie invullen over die specifieke offerte. Binnen de verkoopkans is er vaak de mogelijkheid om in een workflow te bekijken hoever de offerte is in het offertetraject. Verder kan er allerlei informatie worden toegevoegd die past bij het werkproces van je organisatie.

Zo kun je op basis van bepaalde ingevulde velden, bijvoorbeeld automatisch een offerte in PDF laten genereren en mailen naar de prospect. Ook wordt er vaak met een aantal datumvelden gewerkt, zoals bijvoorbeeld laatste contact, of een opvolgdatum.

Overzicht houden dankzij een CRM-systeem

Door deze informatie in te voeren in het CRM-systeem is het gemakkelijk om overzicht te houden over de ingevoerde leads en de lopende offertes. Dit geldt zowel voor de medewerkers zelf, die hun eigen leads en offertes in de gaten moeten houden, als voor het management, die een totaaloverzicht willen zien.

CRM-systemen bieden vaak handige mogelijkheden zoals lijsten, rapportages en dashboards om op de hoogte te blijven. Een voorbeeld is een lijst van alle offertes die op naam staan van een specifieke medewerker, met een opvolgdatum van vandaag. De medewerker ziet dan precies die offertes die vandaag aandacht nodig hebben (of al hadden moeten krijgen).

CRM-systeem en communicatiebeheer

Een krachtige functionaliteit van CRM-systemen is de mogelijkheid om communicatie bij te houden in het systeem. Deze communicatie kan worden bijgehouden op de relatie, maar ook op een specifieke offerte. Hiermee hebben medewerkers de mogelijkheid om mailverkeer (uitgaande mail en inkomende mail) te koppelen aan een verkoopkans in CRM. Dit is een veelgebruikte functionaliteit. Daarnaast is het ook mogelijk om telefoongesprekken te registeren die met een relatie zijn gevoerd.

Door de communicatie te koppelen in een CRM-systeem, is het voor iedereen duidelijk welk contact er is geweest en wanneer dit plaatsvond. Stel je voor dat je voor iedere offerte een verkoopkans aanmaakt, dan kunnen medewerkers het mail- en telefoonverkeer dat specifiek over deze offerte gaat koppelen aan de verkoopkans. Wanneer er op een later moment weer contact moet worden gezocht met de prospect, heeft de medewerker alle informatie bij de hand. Ook wanneer een andere medewerker contact heeft met de prospect, is de eerdere communicatie direct inzichtelijk.

CRM-systeem integreren met Outlook

De meeste CRM-systemen werken met een Outlook-plugin, waardoor e-mails direct vanuit Outlook kunnen worden gekoppeld aan records in het CRM-systeem. Men opent de mails in Outlook, zoekt via de plugin de relatie of de verkoopkans op waar de mail aan moet worden gekoppeld en selecteert deze. Nu is de email ook zichtbaar in het CRM-systeem. Vaak is het ook mogelijk om relaties direct vanuit de email aan te maken, wanneer die nog niet bestaan.

Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijke toepassingen van een CRM-systeem voor jouw organisatie? Neem gerust contact op met onze consultants. Wij spreken graag jouw situatie met je door, of laten een demo zien van onze CRM-oplossing Microsoft Dynamics.