Nieuws

Veelgebruikte Office 365 onderdelen

02 juni 2020

Update: Microsoft heeft op 21 april 2020 de namen van haar Office 365-abonnementen verandert naar Microsoft 365. Reden voor de naamsverandering is dat de naam “Office” niet meer de lading van het pakket dekt, dit met de komst van apps als Microsoft Teams, Stream, Forms en Planner.

E-mailen, rapporteren, automatiseren, notuleren, bestanden opslaan, videobellen. Zomaar wat functies binnen Office 365. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar wat zijn de meest gebruikte Office 365 onderdelen? We zetten ze voor je op een rijtje.

Exchange e-mail

Exchange e-mail is een mailserver in de cloud, waarmee e-mail verstuurd en ontvangen kan worden. Ideaal voor bedrijven. En heeft ook een integratie met bijvoorbeeld Outlook.

Office-applicaties (Office-apps)

Dit zijn misschien wel de bekendste programma’s binnen Office 365. We hebben het over Word, Excel, Powerpoint, OneNote en Outlook. Maar dan in de cloud. Daardoor heb je altijd de nieuwste versies. Het zorgt ook voor consistentie tussen de verschillende apparaten, want je hebt niet meer verschillende versies. En het is te installeren op maar liefst vijf apparaten per persoon.

OneNote

Digitale notities maken in OneNote-notitieblokken. Deze blokken worden per groep aangemaakt en zijn inzichtelijk voor de groepsleden. Het maakt digitaal notuleren en noteren gemakkelijk met behulp van secties en tabbladen.

OneDrive

Cloudopslag voor iedere gebruiker individueel. Dit gebruiken we om bureaubladen en ‘mijn documenten’ van gebruikers op te slaan, zodat die altijd veilig zijn. Hierdoor kan men feilloos overstappen naar een andere laptop wanneer dat nodig is.

Sharepoint Online

Document Management Systeem. Hiermee kun je in de cloud documenten opslaan, met vele handige functionaliteiten. Ook biedt het de mogelijkheid om informatie op te slaan in lijsten. Dit is op te splitsen in groepen en per groep kunnen mensen toegang krijgen. Tevens is het deelbaar met externen. Klanten krijgen direct toegang tot meer dan 1 TB (terabyte) aan opslag.

Microsoft Teams op mobiel

Teams

Chatten en videobellen met Microsoft Teams. Dezelfde groepen zijn ook hier zichtbaar. Tevens is het mogelijk om via Teams bestanden, planborden, OneNote-notitieblokken etc. in te zien.

Planner

Planner is een tool om per groep planborden te beheren. Hier kan men taken aanmaken, beheren en uitdelen. Het rangschikken van taken is ook mogelijk. Je ontvangt daarnaast e-mailmeldingen als je aan een taak bent gekoppeld of genoemd wordt in een gesprek.

Intune / Enterprise mobility + Security

Hiermee heb je de mogelijkheid om beveiliging toe te passen op mobiele apparaten. Alle apparaten zijn beheersbaar. Je hebt alleen toegang vanaf goedgekeurde apparaten. Je kan maatregelen afdwingen zoals: verplicht wachtwoord, wachtwoord na X-dagen vervangen, verplichte encryptie met bitlocker, verplicht up-to-date blijven en op afstand wissen. Ook zit hier de mogelijkheid tot ‘two factor authentication’ in.

Azure information protection

Mogelijkheid om bestanden te labelen en daarmee te beveiligen. Vervolgens allerlei maatregelen toe te passen zoals: een bestand dat het label ‘intern’ heeft, mag nooit worden doorgestuurd. Dat kan dan technisch ook niet meer. Dit voorkomt menselijke fouten.

Daarnaast is het mogelijk om bestanden zo te labelen dat externen bestanden wel kunnen ontvangen en lezen, maar geen tekst kunnen kopiëren, niet kunnen printen, geen printscreens kunnen maken, etc. Tenslotte is het mogelijk om achteraf de toegang stop te zetten tot bestanden die al verstuurd zijn, ongeacht hoeveel kopieën de externe heeft gemaakt of hoe vaak het is doorgestuurd.

Power Automate

Met Power Automate kunnen allerlei zaken geautomatiseerd worden binnen de Microsoft 365 omgeving en daarbuiten. Voorbeeld: we koppelen Power Automate aan een Exact Globe database en halen de openstaande offertes op. Deze plaatsen we in een lijst in Sharepoint, en daar voegen we extra kolommen aan toe met statusinformatie. Bij bepaalde statussen wordt er per mail een signaal gegeven aan de verantwoordelijke. Tot slot heeft de directie heeft overzicht in een handig dashboard.

PowerBI

PowerBI is de reporting software binnen Microsoft 365. Ideaal om inzicht te krijgen in je KPI’s. Haal allerlei data op en show het realtime in zelfgemaakte dashboards. Daarnaast kan je ook rapportages versturen op de door jou gekozen momenten. Vind knelpunten in je data en ontdek nieuwe kansen.

PowerApps

Met PowerApps kunnen we low-code apps bouwen, die vervolgens op de computer of telefoon/tablet te gebruiken zijn. Het bouwen gaat veel sneller dan bij een traditionele app. Dit kan als interface dienen voor mensen in het veld en de mogelijkheden hierin zijn eindeloos, wanneer we dit combineren met andere onderdelen van Microsoft 365. Voorbeeld: een urenregistratie-app, of een declaratie-app, waarbij de informatie in Sharepoint Online wordt opgeslagen en via Power Automate wordt uitgewisseld.

Conclusie

Kortom, een boel mogelijkheden binnen Office 365. Of je nu wilt mailen, videobellen, bestanden uitwisselen, automatiseren of iets anders. Bijna alles is wel mogelijk binnen de omgeving van Office 365.