Nieuws

Sharepoint Online: 4 manieren om met bestanden te werken

07 augustus 2020

Wanneer je gebruik gaat maken van Sharepoint Online zal je al gauw tegen zaken aanlopen die met het opslaan en het raadplegen van bestanden te maken hebben. Je organisatie heeft netjes teamsites ingericht voor verschillende groepen met verschillende doeleinden, de rechten zijn goed ingesteld en jij kunt bij de bestanden die voor jou relevant zijn. We hebben 4 handige functionaliteiten voor je op een rijtje gezet.

Nu krijg je een e-mail binnen met een bestand in de bijlage, welke je moet opslaan. Wat is nu de gemakkelijkste manier? In deze korte blog nemen we een aantal mogelijkheden door.

1. Uploaden

In iedere Sharepoint Online documentbibliotheek is het mogelijk om bestanden te uploaden. Doe dit door naar een documentbibliotheek te navigeren en op de knop ‘Uploaden’ te klikken. Je kunt vervolgens kiezen of je een map wilt uploaden (met alle bestanden die er in staan), of een enkel bestand.

Sharepoint Online - bestanden uploaden

2. Drag and drop

Binnen Sharepoint Online is het ook mogelijk om een bestand van je computer naar Sharepoint te slepen. Ga hiervoor naar de juiste map of locatie in Sharepoint waar je het bestand wilt plaatsen. Klik en sleep vervolgens een bestand van je computer en laat deze los op het venster van Sharepoint. Je zult zien dat er bij je cursor een + teken ontstaat. Laat het bestand los en deze wordt vervolgens geüpload. Dit werkt ook om complete mappen te uploaden.

Let op, je kunt ook bestanden rechtstreeks uit een e-mail naar Sharepoint slepen. Dit is een erg handige manier om bijlagen snel op te slaan in Sharepoint. Op dit moment kun je echter nog geen bestanden van Sharepoint terug naar je computer of naar een e-mail slepen, het werkt dus één kant op.

3. Synchroniseren

Door middel van de synchronisatie-knop kun je bepaalde documentbibliotheken synchroniseren naar je computer. Let op, deze functionaliteit kan ook uitgeschakeld zijn door de beheerder van je Office 365-omgeving (inmiddels Microsoft 365).

Synchroniseren zorgt ervoor dat de bestanden, die in een bepaalde Sharepoint bibliotheek staan, ook beschikbaar zijn in Windows Explorer. Dat betekent dat je deze bestanden gewoon kunt zien tussen ‘Mijn documenten’, ‘Mijn afbeeldingen’, etc.

Om synchroniseren aan te zetten navigeer je naar de documentbibliotheek in Sharepoint Online die je beschikbaar wilt maken op je computer. Daar klik je vervolgens op ‘Synchroniseren’.

Vervolgens zie je de gesynchroniseerde map terug in je Windows-omgeving, onder de naam van je bedrijf (te herkennen aan het blauwe gebouw-icoon). Per bibliotheek die gesynchroniseerd is, is een eigen map te vinden.

4. Invoegen in een e-mail

Binnen de wereld van Sharepoint is het de bedoeling om zoveel mogelijk links te sturen naar een bestand en geen kopieën te versturen. Soms blijft het echter nodig om een kopie van het bestand als bijlage te versturen, naar bijvoorbeeld een externe persoon. Dit kan lastig zijn wanneer je werkt met Sharepoint, omdat het bestand niet zomaar kan worden toegevoegd aan de bijlage.

Wanneer je de Sharepoint-teamsite (waar het bestand staat) hebt gesynchroniseerd, kun je deze vrij gemakkelijk toevoegen in een e-mail. Dit werkt net zoals je gewend bent:

  1. Je klikt op ‘Bestand’;
  2. Je klikt op ‘Zoeken op PC’;
  3. Klik het juiste bestand aan.

Wanneer je het bestand onlangs hebt bewerkt, staat deze misschien bij de knop bestand onder recente bestanden. Dit werkt ook goed, maar niet altijd staat het bestand dat je wilt versturen hier ook echt tussen. Een derde optie is om het bestand eerst van Sharepoint naar je bureaublad te downloaden via de knop downloaden, en dan toe te voegen in de e-mail. Tenslotte is het mogelijk om het webadres van de teamsite te plakken in de locatiebalk, wanneer op ‘Zoeken op PC’ is geklikt:

Wanneer je de link plakt en op enter drukt, kunnen de bestanden van die teamsite worden doorgebladerd en toegevoegd als bijlage.