Communicatiemiddelen

Het efficiënt samenwerken op afstand begint bij het gebruik van de juiste communicatiemiddelen, in dit geval software. Deze software is speciaal ontwikkeld om organisaties efficiënter (online) samen te laten werken. Pas wanneer deze software door iedere medewerker binnen een organisatie wordt benut zoals die bedoeld is, is efficiënt samenwerken mogelijk.

Stel je de situatie voor dat de ene afdeling van jouw bedrijf juist Microsoft Teams gebruikt en de andere afdeling met name per e-mail communiceert. Efficiënt samenwerken is hierdoor simpelweg niet mogelijk. Als een deel van de medewerkers ook nog vanuit huis werkt, wordt de situatie alleen maar complexer.

In bovenstaande situatie kunnen medewerkers van verschillende afdelingen elkaar onmogelijk bereiken met de communicatiemiddelen die zij juist gewend zijn te gebruiken. De mensen van Bol360 werken allemaal met Microsoft 365, ongeacht de functie op positie in de organisatie.

Microsoft 365

Zoals gezegd: alle medewerkers van Bol 360 werken efficiënt online samen met Microsoft 356, voorheen Office 365. Veel mensen kennen de bekendste applicaties van Microsoft 365 zoals Word, Excel en PowerPoint. Om een bedrijf efficiënter samen te laten werken kom je er met deze applicaties niet. Daarom is vergaande kennis en ervaring noodzakelijk om deze tool dusdanig in te zetten dat iedere medewerker daadwerkelijk bij de implementatie van Microsoft 365 gebaat is.

Voor de gehele organisatie van Bol360 is bewust gekozen voor Microsoft 365, waardoor alle medewerkers, zowel thuis als op kantoor, doorgaans communiceren via Microsoft Teams. Hoe deze keuze tot stand is gekomen, en wat de voordelen zijn van deze keuze, leggen wij verderop in deze blog uit.

Bestanden delen

Samenwerken bestaat anno 2020 voor een groot deel uit het delen van bestanden. Dit kunnen uitgaande offertes zijn die door een verkoper worden opgesteld, maar deze offerte moet wellicht gecontroleerd worden door de salesmanager. In veelvoorkomende gevallen slaat de verkoper de offerte op, ergens op een server. Vervolgens stuurt deze verkoper een e-mail naar zijn leidinggevende met de offerte in de bijlage.

Wanneer de salesmanager de e-mail opent, downloadt hij de offerte logischerwijs. Op dit moment zijn er dus al twee versies van dezelfde offerte gemaakt. 

Als de salesmanager één of meerdere wijzigingen doorvoert (al zijn deze nog zo klein) mailt hij deze versie van de offerte weer terug naar de verkoper. Voor dat je het weet zijn er al drie versies van dezelfde offerte in het leven geroepen. 

Je begrijpt dat er in bovenstaande situatie eenvoudig fouten op kunnen treden. Een veelvoorkomende fout is dat een oudere versie van de offerte opgestuurd wordt naar een klant, of dat het veel tijd kost om de juiste versie van het bestand te vinden. Om dit soort problemen te voorkomen werkt Bol360 met Microsoft SharePoint, wat dus een onderdeel is van Microsoft 365.

Microsoft SharePoint

Aangezien alleen Microsoft Teams het totale probleem van het delen van bestanden niet geheel dekt, gebruiken wij bij Bol360 Microsoft SharePoint. In grote lijnen werkt SharePoint als volgt. Laten we dezelfde offerte weer als voorbeeld nemen, maar nu vertellen we hoe dit binnen Bol360 gebeurt.

Een collega van Bol360 maakt een tekstbestand aan. Zodra deze collega de offerte heeft opgesteld, wil hij deze delen met zijn leidinggevende. In plaats van dat dit per e-mail gebeurt, deelt onze medewerker de link van het bestand. Doordat de leidinggevende deze link ontvangt, heeft hij het recht gekregen om wijzigingen aan het bestand toe te passen.

Hierdoor verplaatst het bestand niet van de ene computer naar de andere, of van het ene mapje in de server naar het andere mapje, maar het bestand blijft staan waar dit staat. Zo ontstaat er geen verwarring tussen de verschillende bestanden omdat er simpelweg maar één versie van de offerte bestaat. 

Binnen deze ene versie worden alle wijzigingen die door de verschillende collega’s gemaakt zijn bewaard. Zo is eenvoudig te zien welke collega verantwoordelijk is voor welke aanpassing, en kunnen aanpassingen eenvoudig worden teruggedraaid. In theorie kun je de wijzigingen tot 500 stappen terugdraaien, maar dat komt in de praktijk zelden voor.

Dit is hoe Bol360 werkt

Als leverancier van totaaloplossingen die online samenwerken eenvoudig en efficiënt maken, moet je zelf natuurlijk het goede voorbeeld geven. Bij de keuze van de software waarmee men efficiënt samenwerkt maken wij heel veel overwegingen.

Met de implementatie van een oplossing moet iedere eindgebruiker gebaat zijn. Hierdoor inventariseren wij bij externe klanten eerst per afdeling of zelfs eindgebruiker welke wensen en behoefte hij of zij heeft. Nadat dit voor praktisch iedereen binnen de organisatie bekend is, kunnen wij een plan schrijven en een advies uitbrengen.

Binnen onze eigen organisatie weten wij uiteraard per gebruiker welke behoeften er zijn, en de keuze voor de software die wij zelf gebruiken was dan ook snel gemaakt.

Schaalbaarheid

Belangrijk voor de oplossing die wij kiezen, is de schaalbaarheid. Niemand wil een duur softwarepakket afnemen, terwijl er na een reorganisatie of een andere ontwikkeling ineens veel minder eindgebruikers zijn. De oplossing die wij aanbieden moeten geschikt zijn voor vijf, maar ook voor tweehonderd eindgebruikers. Microsoft 365 voldoet hier uitstekend aan, met als voordeel dat je slechts een klein bedrag per eindgebruiker per maand betaalt.

Microsoft Teams

Communiceren met collega’s van andere afdelingen, waarvan een deel mogelijk ook nog vanuit huis of een andere locatie werkzaam is. Dit klinkt als een grote uitdaging, maar de ervaring van Bol360 leert dat Microsoft Teams al een oplossing voor een groot deel van het probleem vormt.

Als Microsoft Teams correct geïmplementeerd is, inclusief een goede adoptie, is efficiënt samenwerken simpelweg goed mogelijk. Men kan dan namelijk:

• Chatten
• Bellen
• Videobellen
• Online vergaderen
• Bestanden delen
• In één oogopslag zien of een bepaalde collega al dan niet bereikbaar is

Dynamics CRM

Wat in een organisatie die efficiënt online wil samenwerken niet mag ontbreken, is Dynamics CRM. Deze CRM-module bevat talloze voordelen die met andere tools of koppelingen niet behaald worden. Los van het gegeven dat wij deze module zelf ook gebruiken, vertellen wij nog graag hoe wij onze klanten hiermee helpen.

Wij onderscheiden ons van andere aanbieders door onze persoonlijke benadering. Voordat wij een opdracht aannemen en starten met de daadwerkelijke inrichting van het CRM Systeem, gaan wij uitvoerig met de klant in gesprek.

Zo inventariseren wij wat jouw wensen en behoeften zijn, zodat wij een oplossing aanbieden die naadloos op jouw organisatie én haar doelstelling aansluit.

Meer weten?

Wil je nog meer weten over efficiënt online samenwerken? Dat kan! Uiteraard zijn er nog veel andere toepassingen van Microsoft 365 die wij in deze blog niet konden belichten. Vul onderstaand contactformulier in en een van onze consultants neemt zo spoedig mogelijk contact met je op.