Nieuws

Do’s & don’ts bij een videocall

19 mei 2020

Te laat komen, een lawaaiige achtergrond of een echo van jezelf horen; zomaar een paar irritaties tijdens een videocall. In deze tijden worden veel videocalls gedaan, maar wat zijn eigenlijk de do’s & don’ts? We hebben ze op een rijtje gezet.

Do’s

Testen
Voordat je de videocall ingaat, test dan eerst of je microfoon en camera goed werken. Dit kan je doen via je instellingen. Ook in de call zelf kan je het nogmaals checken. Zorg er daarnaast voor dat de belichting op orde is. Niemand vindt het prettig om naar een donker scherm met een silhouet te kijken.

Rustige omgeving
Zorg ervoor dat de omgeving waarin je werkt, rustig is. Dus geen lawaaiige kinderen of bewegende zaken op de achtergrond. In sommige tools kan je ook een alternatieve achtergrond kiezen, zoals Microsoft Teams. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als je voor een whiteboard met gevoelige informatie zit.

Nette kleding
Net als bij een ‘normale’ vergadering, word je geacht er representatief bij te zitten. Afhankelijk van je bedrijfspolicy, draag je nette kleding.

Headset of oordopjes
Voorkom dat anderen zichzelf horen via de echo. Dat kan behoorlijk vervelend zijn. Dit voorkom je door een headset te dragen of oordopjes in te doen.

Actieve houding
Lichaamstaal is zeer belangrijk bij communiceren. Neem daarom een actieve houding aan. Je vindt het toch ook prettig als je videocall-genoten dit doen?

Volg de normale vergaderregels
Net als bij een vergadering in real life, is het aan te raden om ook hier een aantal regels te hanteren. Kies een gespreksleider, die bepaalt wie er aan het woord mag zijn. Verder is het nuttig om vooraf de agenda te bespreken en de doelstellingen te bepalen. Hierbij wordt ook een notulist gekozen. Deze kan na afloop de notulen delen met de betrokkenen.

Hulp nodig bij het organiseren van een call? Laat het ons weten!

Don’ts

Net op tijd (of te laat) aanwezig
Het is vervelend als je op de valreep pas aanwezig bent. Als je dan nog jezelf moet ‘installeren’, kan de vergadering vertraging oplopen. Uiteraard is te laat komen uit den boze.

Nicknames gebruiken
Wanneer men nicknames gaat gebruiken, is het wellicht onduidelijk wie er aan het woord is of een opmerking plaatst in de chat. Kies dus niet een nickname, maar gebruik je eigen naam.

Geen afspraken vooraf
Maak vooraf afspraken over het tijdstip van de call. Een spontane call kan wel, maar alleen als dit een besloten groepje is. De meeste mensen vinden het namelijk prettig om zich te kunnen voorbereiden.

Elkaar niet uit laten spreken
Laat elkaar aan het woord en luister naar elkaar. Pas wanneer iemand is uitgesproken, kan je je zegje doen.

Multitasken
Houd je focus bij de call en ga geen andere dingen tegelijk doen. Denk aan het gebruiken van je mobiel, eten of iets dergelijks.