Nieuws

Case: meerdere verbeteringen bij BENGS

22 oktober 2020

Digitalisering van offertes, koppeling met een softwarepakket, automatische notificaties en herinneringen. Dit en meer heeft Bol360 uitgevoerd bij BENGS de afgelopen periode. Benieuwd naar de details? Lees dan verder!

Over BENGS

BENGS is een bedrijf in de provincie Groningen dat zich bezighoudt met het plaatsen, repareren en onderhouden van bedrijfs- en garagedeuren. Ook plaatst het bedrijf alarmsystemen en andere beveiligingsmaatregelen.

BENGS maakt gebruik van een cloud-gebaseerd administratiepakket. In de backoffice werken een aantal mensen die de planning doen, de telefoon aannemen en voor de administratieve afwikkeling zorgen.

In de buitendienst werken monteurs die dagelijks bezig zijn met het monteren, repareren en onderhouden van installaties bij klanten.

BENGS

Omslachtig

Net zoals bij de meeste bedrijven moet BENGS vaak offertes opstellen voor hun producten. Dit werd tot nu toe gedaan door fysiek bij de klant langs te gaan en de situatie te beschrijven op papier. Deze papieren gingen terug naar de backoffice en werden daar gedigitaliseerd en opgeslagen in zowel een digitaal dossier als in een fysieke map. Vervolgens moest hier op tijd opvolging aan worden gegeven. Dit proces voelde omslachtig en de wens bestond om dit te verbeteren.

Samen met Bol360 is gekeken naar de mogelijkheden van Office 365 om tot een passende oplossing te komen voor BENGS. Deze hebben we gevonden door een combinatie in te zetten van Sharepoint Online, Microsoft PowerApps en Microsoft Power Automate (voorheen Microsoft Flow).

Deze onderdelen van Office 365 geven niet alleen veel mogelijkheden met betrekking tot de behoeften van BENGS, maar geven ook voldoende tools om informatie en klantengegevens veilig in de cloud op te slaan. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van MFA (multifactor authentication) en beveiligde verbindingen.

Microsoft PowerApp

Op maat gemaakte (Power)App

Met Microsoft PowerApps hebben we de mogelijkheid om snel en effectief een app te bouwen. Deze app kan worden gebruikt vanaf een tablet of smartphone, maar ook gewoon vanaf een vaste computer of laptop. Samen met BENGS hebben we vastgesteld welke informatie er moet worden geregistreerd. Vervolgens hebben we het proces omgezet in een workflow, zodat iedereen die een opname voor een offerte uitvoert bij een klant de juiste stappen doorloopt. In de app is het mogelijk om keuzelijsten in te vullen, informatie in te typen, foto’s toe te voegen en tekeningen te maken. Alle informatie wordt gelijk opgeslagen in de Sharepoint Online omgeving van BENGS.

In de backoffice kan men de app ook openen en de ingevoerde informatie terugvinden en raadplegen. Via Sharepoint Online zijn tekeningen en foto’s gemakkelijk terug te vinden.

Microsoft - Automate

Koppelen

Met PowerApps in combinatie met Power Automate hebben we de mogelijkheid om gemakkelijk te koppelen met andere softwarepakketten. Zo haalt de app van BENGS bijvoorbeeld klantgegevens uit het administratieve pakket van BENGS bij het aanmaken van een nieuwe offerte opname in de app. Hierdoor hoeven dit soort gegevens niet onnodig ingevoerd te worden en kan meteen gecontroleerd worden op juistheid van de data. Ook wordt er automatisch een map aangemaakt op Sharepoint Online voor de klant en de desbetreffende offerte.

De PowerApp integreert naadloos met andere onderdelen van Microsoft Office 365. Zo wordt er iedere dag automatisch een overzicht gemaild naar de directie van alle offertes die moeten worden nagebeld in die week. Ook wordt in de agenda’s van de medewerkers automatisch een herinnering geplaatst wanneer het tijd is om een offerte op te volgen.

Praktische en doelgerichte oplossingen

Door de mogelijkheden van Microsoft 365 (voorheen Office 365) te combineren en samen in te zetten, is het mogelijk om praktische en doelgerichte oplossingen te maken voor behoeften van bedrijven. Ook bij BENGS is het gelukt om aan de behoefte te voldoen. De oplossing neemt de papierstroom weg en zorgt dat de informatie gestructureerd en automatisch wordt opgeslagen. Maar minstens zo belangrijk: de oplossing helpt om de workflow te borgen en maakt deze overzichtelijk.

Ook benieuwd?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw specifieke situatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee!