Nieuws

Bestanden delen via Sharepoint

22 juni 2020

Benieuwd hoe je bestanden kunt delen via Sharepoint? Het kan zeer handig zijn om bestanden met elkaar te delen en daarbij onafhankelijk te zijn van plaats, tijd en apparaat. Met Sharepoint Online is dit mogelijk. We leggen je hier uit hoe dit werkt.

De naam Sharepoint zullen de meeste mensen herkennen. Het documentbeheersysteem (of Document Management System, afgekort DMS) bestaat al jaren en werd vaak ingezet door grote organisaties met veel gebruikers. Hierbij ging het vaak om een DMS dat ‘on premise’ (dus op een server van het bedrijf) stond. Sharepoint Online is de nieuwste versie van de Sharepoint-software en staat als onderdeel van Microsoft 365 (voorheen Office 365) in de Microsoft-cloud.

Hiermee wordt Sharepoint toegankelijk voor het brede publiek. En dat is goed nieuws, want Sharepoint Online bevat vele functionaliteiten die voor ieder bedrijf een positieve toevoeging zijn. In latere blogs zullen we wat meer ingaan op deze specifieke functionaliteiten.

Doel van Sharepoint Online

Eén van de belangrijkste doelen van Sharepoint Online is ervoor zorgen dat iedereen plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk toegang heeft tot de nodige bestanden. Daarnaast kan Sharepoint Online worden opgedeeld in logische groepen. Hierdoor kunnen groepen collega’s als een team samenwerken aan bestanden. Daarnaast hebben ze toegang tot de bestanden die ze nodig hebben en geen toegang tot de bestanden die ze niet nodig hebben.

“Eén versie van de waarheid”

Door de organisatie te laten werken met Sharepoint Online wordt ervoor gezorgd dat er nog maar “één versie van de waarheid”, van ieder bestand bestaat. Denk er maar eens over na hoeveel versies er ontstaan bij het heen-en-weer mailen van (kopieën van) bestanden. In Sharepoint Online werkt iedereen in dezelfde versie van het bestand, dat in de cloud staat. Zo voorkom je dat er fouten worden gemaakt of dat er informatie verloren gaat.

Voorkom dat er dubbele versies ontstaan bij het heen-en-weer mailen van bestanden.

Bestanden delen

Bestanden kunnen per team worden opgeslagen, gelezen, bewerkt en gedeeld. Het is zelfs mogelijk om bestanden (enkel of meerdere) te delen met externe mensen, bijvoorbeeld klanten, onderaannemers of leveranciers. Ook deze externe mensen kunnen vervolgens het bestand rechtstreeks openen, zodat er nog steeds één versie blijft bestaan. Uiteraard kan er wel worden bepaald wie het bestand alleen mag lezen en wie de rechten heeft om het te mogen bewerken.

Lijsten

Naast het managen van bestanden kan Sharepoint Online ook worden gebruikt om informatie op te slaan in zogeheten lijsten. Deze lijsten kunnen uit talloze kolommen bestaan en allerlei soorten informatie bevatten, zoals tekst, getallen, datums, ja/nee velden, keuzevelden, etc. De informatie in deze lijsten kan weer met dezelfde groep en diens leden worden gedeeld.

Tot slot

Sharepoint Online maakt het dus in de basis mogelijk om bestanden en informatie met elkaar te delen, hierin samen te werken en hier controle over te houden. Het helpt om structuur aan te brengen in de omgang met bestanden en informatie binnen een bedrijf. Hierbij gaat het vaak om bestanden en informatie die buiten primaire softwarepakketten om gaan, zoals ERP-systemen. Denk aan de vele bestanden, lijstjes en overzichten op een traditionele fileserver, of de F-, V-, of K-schijf (willekeurige letter).

Zoals gezegd krijg je met Sharepoint Online nog een heleboel kleinere functies ter beschikking, deze lichten we later in detail toe. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem gerust eens contact op om je wensen door te spreken.