Nieuws

6 tips voor veilig beeldbellen

06 april 2020

Veilig beeldbellen is inmiddels een must voor bijna elke organisatie. Helemaal tijdens de coronacrisis. Maar niet iedereen heeft veel ervaring met digitale gesprekken. Daarom kan het prettig zijn om op weg geholpen te worden. We geven je daarom 6 handige tips.

1. Maak duidelijke afspraken vooraf

Uiteraard maak je vooraf een afspraak qua datum/tijd. Het is misschien overbodig om te zeggen dat je op tijd moet zijn. Omdat je misschien nog wat voorwerk moet doen, kan je het beste 5 á 10 minuten eerder ‘aanwezig’ zijn. Dan heb je genoeg tijd om de puntjes op de ‘i’ te zetten. Bepaal aan het begin van het gesprek wat het doel is van de online meeting en wijs een ‘leider’ aan. Dit voorkomt dat gesprekken uit de hand lopen of juist stilvallen.

2. Check vooraf beeld en geluid

Niets is irritanter tijdens het beeldbellen dan dat het beeld en geluid niet goed zijn. Je verstaat de ander niet of de verbinding hapert. In dat geval zal de communicatie simpelweg niet goed gaan. Je mist misschien wel belangrijke essenties en to-do’s. Check daarom bijvoorbeeld of de lichtinval goed is en de achtergrond niet te veel ruis heeft. De achtergrond kan je overigens wazig maken (‘blurren’), zodat de focus op jou komt.

Gebruik daarnaast oordopjes of een headset. Dit voorkomt een vervelende echo. Wanneer je namelijk de gewone (dus openstaande) geluidsuitvoer gebruikt, zal het complete gesprek weer bij jou in de microfoon komen. Dan hoort men zichzelf terug en dat wil je uiteraard niet. Oordopjes of een headset voorkomt dit, omdat het geluid alleen in jouw oren terecht komt. Als laatste en niet te vergeten: de internetverbinding. Deze moet stabiel en snel zijn tijdens de call.

3. Representatief kleden

De kans is aanzienlijk dat je thuis niet dezelfde kleding draagt als op het werk. Toch is het verstandig om dit wel te doen, wanneer je gaat beeldbellen. Of het nou gaat om interne calls of een salesgesprek, je wilt professionaliteit uitstralen.

4. Vermijd afleiding; je bent in beeld

Je bent constant in beeld. Zorg er dan ook voor dat je publiek jou goed kan zien. Heb je bijvoorbeeld twee beeldschermen? Plaats ze dan boven elkaar, zodat je recht in de camera kijkt. Daarnaast moet je de focus houden, ga niet tegelijk andere dingen doen. Denk aan e-mailen, bellen enzovoorts. Dit wordt als irritant ervaren. En heb je kinderen? Laat ze even in een andere ruimte met elkaar ravotten.

5. Gebruik Microsoft Teams (en niet Zoom)

Een goede tool is een must. Microsoft Teams is erg geschikt voor videogesprekken. Het werkt erg eenvoudig en dat is belangrijk, omdat vaak juist niet-technische mensen ermee moeten werken. Vanzelfsprekend is veiligheid ook van belang. Dat niet elke tool veilig is, heeft Zoom meermaals bewezen. Lees bijvoorbeeld dit artikel maar eens.

6. Heb geduld, niet teveel interrumperen

De interactie tijdens een videogesprek is anders dan in ‘real life’. Het is tijdens de digitale meeting nog belangrijker om naar elkaar te luisteren en elkaar uit te laten spreken. Interrumperen kan erg vertragend werken. Zoals we eerder noemden, is het te adviseren om een ‘leider’ (voorzitter) aan te wijzen, die alles in goede banen leidt. De voorzitter kan dan mensen aanwijzen die mogen spreken.

Hopelijk heb je iets aan deze tips. Heb je hierbij nog vragen? We helpen je graag! Bel ons op 050 – 211 1360 of mail info@bol360.nl.