Nieuws

4 manieren om bestanden te delen

09 november 2020

Sharepoint Online is een Document Management Systeem (DMS) van Microsoft. Het is onderdeel van het cloudpakket Office 365, wat tegenwoordig Microsoft 365 wordt genoemd.

Sharepoint Online is dus bedoeld om bestanden in uw organisatie in op te slaan en te beheren. Hiervoor kent Sharepoint Online een heleboel handige functies, waarvan we af en toe een aantal uitlichten. In deze blog gaan we het hebben over de verschillende manieren (en niveaus) waarop bestanden kunnen worden gedeeld.

Een belangrijke functie van Sharepoint Online is natuurlijk het delen van bestanden. De meeste zakelijke bestanden zijn immers niet bedoeld voor 1 persoon, maar voor meerdere personen om in samen te werken. Hiervoor moeten bestanden gedeeld worden. Het is natuurlijk ook denkbaar dat een kopie van een bestand wordt verstuurd, maar dit gaat in tegen het basisprincipe van een DMS als Sharepoint Online: zorg dat je altijd 1 versie van de waarheid hebt. Hierdoor kunnen er nooit problemen ontstaat met verschillende versies.

Wanneer het bronbestand wordt gedeeld met een collega, kunnen beide gebruikers in hetzelfde bestand werken. Sharepoint Online ondersteunt zelfs de mogelijkheid om tegelijk in een bestand te kunnen werken. Het bestand wordt dus nooit gelockt door iemand anders (tenzij dit juist wel wenselijk is)! Deze manier van werken zorgt ervoor dat men altijd de meest recente versie van het bestand bekijkt, ongeacht wie er het laatst aan heeft gewerkt. Naast het delen van bestanden met collega’s, is het ook mogelijk om bestanden te delen met mensen buiten uw organisatie. Hierbij kan worden aangegeven of de externe persoon alleen mag lezen of ook mag bewerken. En ook hier geldt weer: de persoon met wie het bestand is gedeeld ziet altijd de meest recente versie!

Maar hoe deel je nu het beste een bestand? Hiervoor zijn binnen Sharepoint Online verschillende methoden. De belangrijksten leggen we hieronder uit.

1. Teamsite-niveau

Het is mogelijk om een complete teamsite binnen Sharepoint Online te delen. Dit doe je door een collega of externe persoon lid te maken van de teamsite of de Office 365 groep. Om iemand lid te maken van de teamsite klik je binnen de teamsite rechtsboven op ‘Leden’ of ‘Members’.

Sharepoint - teamsite delen

Vervolgens is het mogelijk om leden toe te voegen met de knop ‘leden toevoegen’ of ‘add members’:

Sharepoint - teamsite lid toevoegen

Hier kan de naam ingetypt worden van de collega die men wil toevoegen.

Sharepoint - lid toevoegen naam

Voor het toevoegen van een persoon buiten de organisatie, moet op de tekst ‘Ga naar Outlook’ of ‘Go to Outlook’ worden geklikt. De browser zal naar Outlook Online navigeren, waar het mogelijk is om externe personen aan de groep toe te voegen.

Sharepoint - lid toevoegen buiten bedrijf

Let op, deze persoon kan nu dus alles binnen de teamsite bekijken!

2. Op documentbibliotheek-niveau

Binnen Sharepoint Online teamsite wordt gebruik gemaakt van documentbibliotheken, of document library’s. Iedere teamsite heeft er standaard 1, genaamd ‘Documenten’ of ‘Documents’. Het is ook mogelijk om meerdere documentbibliotheken aan te maken binnen dezelfde teamsite. Het is ook mogelijk om per documentbibliotheek toegang toe te kennen. Navigeer hiervoor naar de juiste documentbibliotheek, klik op het tandwiel en kies voor bibliotheekinstellingen (of library settings).

Sharepoint - documentbibliotheek toegang toekennen

Klik vervolgens op ‘Machtigingen voor deze bibliotheek’ (of Permissions for this document library). Kies daarna de juiste permissiegroep (bijvoorbeeld ‘leden’) en klik daarna op ‘Nieuw’. Vervolgens kan het mailadres ingegeven worden van de persoon die toegang dient te krijgen.

Sharepoint - bibliotheek leden uitnodigen

3. Op mapniveau

Het is vervolgens ook mogelijk om een enkele, specifieke map te delen. Hiervoor hoeft dus geen toegang tot een hele teamsite of een hele bibliotheek te worden gegeven. Ga hiervoor naar de locatie van de te delen map. Klik vervolgens op de shareknop (het vierkantje met de pijl naar rechts):

Sharepoint - map delen

Vervolgens kan men of een link kopiëren waarmee men de map kan openen, óf de map delen met een specifiek persoon.

Sharepoint - map delen link

Er zijn 4 opties te kiezen bij het versturen van de link (afhankelijk van de instellingen van uw systeembeheerder):

Sharepoint - map delen link opties

  • Bij de eerste optie mag iedereen die de link ontvangt, de map openen.
  • Bij de tweede optie mag iedereen binnen uw organisatie die de link ontvangt, de map openen.
  • Bij de derde optie mag iedereen die momenteel al toegang heeft, de map (via machtigingen op teamsite- of bibliotheekniveau) openen.
  • Bij de vierde optie moet het e-mailadres worden ingegeven van een specifiek persoon die de map mag openen.
  • Tenslotte kan ook gelijk worden aangegeven of de ontvanger de inhoud alleen mag lezen, of ook mag bewerken.

Men kan dus zelf kiezen of de link wordt gedeeld met een ontvanger door de link te kopiëren en te plakken in een email, óf de inhoud te delen met een specifiek persoon door het e-mailadres in te vullen en op uitnodigen te klikken.
Met deze optie krijgt de genodigde dus toegang tot de gedeelde map, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden.

4. Op bestandsniveau

Bij een bestand is de share-knop ook beschikbaar, net als bij het delen van een map (zie vorige paragraaf). Dit werkt verder helemaal hetzelfde, behalve dat er nu slechts één specifiek bestand wordt gedeeld en verder niets.

Wilt u meer weten over Sharepoint Online of Microsoft 365? Neem gerust contact op met onze consultants!